PTA・自治会広報誌でキラリ！プロジェクト|広報誌の作り方

印刷会社を決める

PTA広報誌は多くの場合、編集のプロが作るのではありませんから、分からないことばかりなのは当然のことです。
印刷特有の専門用語や知識なんかを身につける必要はありません。
その労力は、誌面内容の充実に使い、専門的なことは専門家、つまり印刷会社さんにまかせればいいのです。

PTA広報誌作りは、チームワークが大切です。
編集チームの一員として動いてくれる印刷会社がいれば、後の編集作業がぐんと楽しくなります。

ここで大切なことは、印刷会社は「編集チームの一員」という編集部員の気持ちです。「業者だから、お金を支払っているのだから、やってあたりまえ」という下請け意識で接すると、あまり良い広報誌は仕上がらないと思います。

ともに信頼し合い、少々の無理もきいてもらえる、良い作品を仕上げるために努力しあう、そんな関係を築きたいものです。

【こんな印刷会社とおつきあいしよう。10カ条】

• ①予算内で仕事をしてくれるか。
  • PTA広報誌には、当然あらかじめ定められた予算がありますから、その予算内で仕事をしてもらうことが第１条件です。
  • どこまで制作に携わってもらえるのかなど、着手する前にきちんと話し合い契約を交わしておいた方がよいでしょう。

• ②PTA広報誌づくりの経験が豊富か。
  • 印刷会社はどこも同じ、ではありません。
  • チラシ専門で冊子を作ったことがない、カラー印刷が苦手など、得意・不得意分野があります。後々、アドバイスも受けやすいので経験豊富な会社が望ましいです。

• ③納期が早いか。
  • 紙の手配が遅い、自社に印刷機がない、社内の作業が遅い、印刷の順番を後に回されるなど、様々な事情で印刷の納期はかなり違ってきます。
  • タイトなスケジュールで発行しなければならないPTA広報誌ですから、できるだけ納期の早い印刷会社が望ましいです。

• ④気に入ったデザインに仕上げてくれるか。
  • PTA広報誌を読まれる媒体にするためには、読みやすいデザインで仕上げることも重要です。ところが、広報部員がつくったレイアウトイメージを、そのまま、特に手を加えデザインすることなく仕上げてくる場合があります。
  • 「一切手を加えるな」という指示をしている場合は仕方がありませんが、印刷会社さんによっては社内にデザイナーがいない場合や、経費削減のため、営業担当者がデザインを仕上げている場合などがあります。少ない予算とはいえ、そこは、多少手を加えてもらいたいところです。
  • その会社が過去に作った広報誌を見せてもらい、気に入ったデザインに仕上げてくれそうなところとおつきあいするのがいいでしょう。

• ⑤印刷担当者さんとフィーリングが合うか。
  • これから、長いおつきあいになるのですから、これは大切なポイントですね。

• ⑥印刷担当者さんは、PTA広報誌づくりの知識が豊富か。
  • これも重要なポイントです。PTA特有の苦労や、スケジュールなどを理解してもらえていると、PTAサイドも作業が楽です。

• ⑦印刷担当者さんは、こちらが聞いたことを、分かりやすく教えてくれるか。
  • はじめての広報誌作りは分からないことばかりです。
  • 編集会議に出てきて説明をしてくれたり、いろいろなアドバイスを気軽にしてくれる担当者さんとおつきあいをしましょう。
  • 相手が素人だからといって、「そんなことも知らないのか」というような態度の方も、ときたまいらっしゃいますので、そういう会社さんのことは、しっかりと後輩に引き継いでおきましょう。

• ⑧印刷担当者さんと連絡が取りやすいか。
  • 電話がつながる、不在時でも折り返しすぐにかけ直してくれる。そういう担当者さんとおつきあいをしたいものです。

• ⑨印刷担当者さんは、フットワークが軽いか。
  • 広報部員はそう何度も会合を持つことはできません。分からないことが出てくると、その場で解決しなければならないことが多々あります。そんなときは、すぐに駆けつけてくれるか、何らかの方法で問題を解決してくれる人が望ましいですね。

• ⑩印刷担当者さんは、広報部を応援してくれるか。
  • PTA広報誌を初めて制作していくプロセスには、苦労がいっぱい。そんなとき、的確なアドバイスで広報部員の気持ちを元気にしてくれる、そんな担当者さんがのぞましいですね。
  • つまり、PTA広報部の応援団のような、担当者さんであってほしいですね。